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Rollen beim Barcamp

Rollen beim Barcamp

Laß Dich nicht abschrecken von so vielen Rollen für die Organisation eines BarCamps. Eigentlich reichen 3 bis 4 Personen, die ein BarCamp vorbereiten und verantwortlich durchführen. Bei kleinen BarCamps kannst Du auch alle Rollen ganz allein ausfüllen. Die hier aufgeführten Rollen sollen nur deutlich machen, welche unterschiedlichen Aufgaben-Erwartungen bei der BarCamp-Organisation erfüllt werden müssen.

Projektleiter und Orga-Team (KHP)

Ein BarCamp ist ein Projekt mit Anfang und Ende. Dafür benötigt man eine Person, die das ganze Projekt im Blick hat und die anstehenden Aufgaben koordiniert, und wo nötig Entscheidungen trifft.

Im OrgaTeam sind idealerweise Menschen mit verschiedenen Kompetenzen versammelt, die sich eine, oder in der Regel mehrere, der unten beschriebenen Rollen selber aussuchen, und selbständig ausführen.

Aufgaben Projektleiter:

  • "Den Hut auf haben" und sich für das BarCamp verantwortlich fühlen
  • Das OrgaTeam zusammenstellen
  • Den Aufgabenplan erstellen und überwachen
  • Das Budget erstellen und an die Akteure im Orgateam verteilen
  • für ein gutes Klima im OrgaTeam sorgen
  • Erster Ansprechpartner sein für "Externe" (Veranstalter, Presse, Sponsoren, ... )

Aufgaben OrgaTeam:

  • Aufgaben aus dem Aufgabenplan vollständig verteilen (von Marketing über Catering bis Dokumentation)

  • Jeder im Orgateam entscheidet und erledigt eigenverantwortlich seine übernommenen Aufgaben

  • Jeder berichtet regelmäßig im OrgaTeam über den Status seiner Aufgaben

  • Im OrgaTeam entstehen auch neue Ideen für Änderungen im Vorgehen, die gern umgesetzt werden dürfen

  • Die Mitarbeit im OrgaTeam dient auch dazu neue Kompetenzen der OrgaTEam-Mitglieder zu entwickeln

Veranstalter (KHP)

Schon aus rechtlichen Gründen braucht es einen offiziellen Veranstalter des BarCamps. Es fallen ja auch Kosten an, z.B. fürs Catering. Für Bestellungen, für Rechnungen an Sponsoren und fürs Bezahlen benötigt man eine Organisation, die die Veranstalter-Rolle Veranstalter ausfüllt. Dabei können auch mehrere Organisationen gemeinsam als Veranstalter auftreten.

Aufgaben:

  • Eindeutig verantwortlicher Adressat für die Veranstaltung, von der Vertragsgestaltung bis zur Haftung

  • Vielleicht auch die seriöse Instanz hinter der für viele noch ungewohnten Un-Konferenz BarCamp

  • Veranstalter können sich auch mit eigenen Beiträgen einbringen, um Diskussionen anzuregen oder Meinungen einzusammeln

  • Veranstalter nutzen ihre eigenen Netzwerke um aufs Camp hinzuweisen

  • Veranstalter können sich finanziell, mit Räumen, Personal oder anderen Leistungen beteiligen

Fundraiser (KHP)

Ein BarCamp verursacht Kosten. Die Teilgebenden sollen möglichst geringe Hürden zum Mitmachen bekommen. Deshalb sind viele BarCamps kostenlos, oder mit einer geringen Schutzgebühr versehen (Verringernung der No-Show-Rate). Man braucht also Geldgeber für die Finanzierung.

Was man ausgeben will oder muss, kann bei BarCamps stark variieren. Wer Plenums- und Session-Räume finanzieren muss, braucht deutlich mehr, als nur fürs Catering und evt. den Abendevent.

Aufgaben:

  • Grobplan zu allen zu erwartenden Kostenblöcken

  • Festlegen, ob Teilgebende Tickets zu welchem Preis kaufen müssen, oder nicht

  • Abschätzen der realistischen Teilgebendenzahl

  • Kalkulation der Gesamtkosten für die Veranstaltung,

  • Ermittlung des Finanzierungsbedarfes

  • Mögliche Sponsoren mit Interesse am Thema oder an der Zielgruppe identifizieren: Liste erstellen

  • Vorteilspaket für die Sponsoren entwickeln (Logo auf Homepage, Stand im Foyer, Erwähnungen, ...)

  • Mögliche Sponsoren persönlich ansprechen und überzeugen (Mail reicht da nicht)

  • Sponsoren auf die Besonderheit BarCamp einstimmen: Keine reinen Werbe-Sessions, aber Erfahrungen einbringen und sich in die Community integrieren

  • Die Sponsoren öffentlich deutlich machen, ihnen danken

  • Den Sponsoren Rechnungen stellen

Lokaler Ansprechpartner (KHP)

In jedem Gebäude benötigt man einen ortskundigen Ansprechpartner vor und während der Veranstaltung. Mit ihm klärt man alle Fragen zur Gebäudenutzung, von der Parkplatz-Nutzung über die WLAN-Zugänge bis zu den abendlichen Schließregeln. Das können ggf. auch mehrere Partner sein.

Aufgaben:

  • Reservierung aller benötigten Plenums- und Flur- Session-Räume

  • Auf- und Abschließen der Räume organisieren

  • Zugang zu Gelände und/oder Parklatz regeln

  • ggf. Begehungen mit Sicherheitsbeauftragten organisieren

  • Anlieferadresse für zu lieferndes Material bereitstellen

  • ggf. Strom für Sponsoren im Flur bereitstellen

  • Zugang für Auf- und Abbau von Caterern klären

  • stabiles WLAN für die erwartete Anzahl Teilgebender bereitstellen

  • Hilfestellung für Technik geben (Beamer, Mikrofone, Beleuchtung, ...)

  • Notfall-Adressen bereitstellen (Strom fällt aus, Fahrstuhl geht nicht, ...)

  • ggf. Tische, Strühle, Flipcharts u. Ähnliches bereitstellen

Marketer (KHP)

BarCamps sind Konferenzen. Nur muss man für BarCamps noch solange intensiver werben, bis alle mal diese andere Konferenzerfahrung gemacht haben. Es geht also ums Überzeugen, dass sich das Mitmachen bei einem "BarCamp" lohnt, auch wenn es vorher noch keine Agenda zur Orientierung gibt.

Grundsätzlich unterscheidet sich das Marketing für ein BarCamp gar nicht sehr vom Marketing für eine normale Konferenz. Man kann etwa sagen, alle die es schon kennen, brauchen nur einen Anstoß, und alle die BarCamps noch nicht kennen, müssen meist persönlich überzeugt werden.

Diese Rolle kann auch von mehreren ausgeführt werden.

Aufgaben:

  • Inhalte für die Webseite mit allen Infos fürs BarCamp erstellen

  • Eine Plattform zur Vorankündigung von Session-Vorschlägen bereitstellen

  • einen Hashtag vorgeben

  • In bestehenden Netzwerken aufs BarCamp hinweisen

  • Andere überzeugen, in ihren Netzwerken übers BarCamp zu sprechen

  • Interessante Menschen direkt ansprechen zum BarCamp zu kommen und wenn möglich vorher eine Session anzukündigen

  • Regelmäßig in sozialen Medien übers BarCamp berichten

  • evt. Aktionen vor dem BarCamp starten, wie eine thematisch passende Blogprade, ein TwitterChat, ein Webinar mit inhaltlichem Bezug zum BarCamp-Thema, ....

IT-Verantwortlicher (SD)

... 2-3 Absätze Beschreibung der Rolle ...

Aufgaben:

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Community Manager (SD)

... 2-3 Absätze Beschreibung der Rolle ...

Aufgaben:

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Moderator (KHP)

BarCamp-Moderator ist ein nicht ganz treffender Begriff, aber uns fällt auch kein besserer deutscher ein. Jemand muss das BarCamp eröffnen und dabei das Klima des Tages prägen. Alle Teilgebenden müssen sicher sein, sie dürfen heute hier anders sein als sonst, und es wird ihnen nichts passieren. Darauf achtet der "Moderator".

Die Einstimmung auf das Miteinander-Umgehen beim BarCamp - beonders für die BarCamp-Neulinge - dient eigentlich weniger dem Inhalt, als dem authentischen Herstellen des besonderen BarCamp-Klimas. Vorstellrunde und Sessionplanung sind vom BarCamp-Moderator wirklich zu moderieren.

Tagsüber darf der Moderator ganz normaler Teilgeber sein, auch mit eigenen Sessions.

Aufgaben:

  • Eröffnung des BarCamps
  • Danksagen an Veranstalter und Sponsoren
  • Einstimmung zum BarCamp-Ablauf
  • Behutsame Einführung des BarCamp-Du - nur für diesen Tag
  • Vorstellrunde moderieren
  • Zur Session-Vorstellung auf die Bühne einladen
  • Interesse an der Session im Plenum abfragen
  • Tipp: Am Ende der Sessionplanung die Sessions der ersten Runde mit Raumangaben vorlesen, damit nicht alle gleichzeitig vor der Pinwand lesen müssen
  • Tagsüber streng auf die Einhaltung der Sessionzeiten achten (45 Minuten sind keine 47!)
  • Am Ende im Plenum den gemeinsamen Tagesabschluß moderieren

Session-Planer (SD)

... 2-3 Absätze Beschreibung der Rolle ...

Aufgaben:

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Empfang und Info-Desk (KHP)

Obwohl wir bei einem BarCamp Offenheit leben, wollen wir immer wissen, wer alles da ist. Das ist auch aus rechtlichen Gründen nötig. Schließlich ist der Veranstalter für alles haftbar, wenn er z.B. nicht sagen kann, wer einen Schaden verursacht hat. Außerdem ist es ja auch wichtig zu lernen, wieviele Angemeldete doch nicht gekommen sind, um für nächste BarCamps besser planen zu können.

Und nicht zuletzt geben wir den Teilgebenden gern ein Namensschild - auch wenn sie es selber beschreiben - weil BarCamps auch immer ein Community-Event sind. Und in Communities zählen die Menschen, die man mit Namen ansprechen möchte.

Tagsüber braucht es einen Ort, an dem man Infos bekommt und wo man Dinge klären kann. All das kann am Empfangs- oder Info-Desk stattfinden

Aufgaben:

  • Registrierung der Teilgebenden

  • Ausgabe von Namensschildern

  • Ausgabe von Informationen zum Camp (WLAN-Code, Zeitplan, leerer Sessionplan mit Raumangaben, Info zur gemeinsamen Dokumentation, ggf. Essens-Gutscheine, ...)

  • Ausgabe von leeren Session-Vorschlags-Formularen

  • Hinweise zur Garderobe und zum Plenumsraum

Gästebetreuer (SD)

... 2-3 Absätze Beschreibung der Rolle, Ansprechpartner sein, Fragen beantworten, "Master of Ceremony" ...

Aufgaben:

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Fotograf (SD)

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Aufgaben:

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Videograf (KHP)

Dokumentation von BarCamps kann auf viele Weise geschehen. Wenn z.B. nach jeder Session ein kurzes Video als Interview mit 2 Session-Besuchern zum Inhalt dieser Session entsteht, wäre das eine wenig aufwändige Art der Session-Dokumentation.

Auch Eindrücke und Stimmungen vom BarCamp lassen sich über Video gut einfangen. Das erleichtert das Überzeugen von neuen Teilgebenden fürs nächste BarCamp.

Dafür braucht es mindestens einen, der sich mit Video-Kamera, Stativ und Mikrofon auskennt und beim Camp Interviews macht und anregt. Gern dürfen das auch mehrere sein.

Aufgaben:

  • Video-Aufnahmen morgens ankündigen

  • Nach der Sessionplanung eine Auswahl der interessantesten Sessions treffen

  • Wenn möglich in diesen Session mitmachen, um Inhalte und Aktive zum Thema kennzulernen

  • Nach der Session 2 Akteure fragen, ob sie für ein 2-Minuten Video-Gespräch bereit sind

  • Video-Aufnahme-Platz suchen und Interview starten

  • Namen der Gesprächspartner für den Vor- und Abspann abfotografieren

  • Nach der Veranstaltung Videos bearbeiten und auf Youtube stellen

  • Wenn möglich auch Interviews mit anderen Teilgebenden zum Camp machen für ein Atmo-Video

  • ggf. Atmo-Video zusammenschneiden

Audiograf (SD)

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Aufgaben:

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